sharepoint document management system tutorial
Hĺbková analýza systému správy dokumentov SharePoint, jeho verzií a funkcií:
V tomto článku si ukážeme, čo je SharePoint, ako vytvoriť systém správy dokumentov SharePoint, výhody a nevýhody používania SharePointu a rôzne typy sťahovania.
Správa obrovského množstva dokumentácie v ktorejkoľvek organizácii môže byť veľmi časovo i pracovne vyčerpávajúca a stále môže byť náchylná na chyby. Pre bezproblémový chod projektu je však nevyhnutné uchovať všetky dokumenty na danom mieste.
Všetky organizácie potrebujú robustný systém na bezpečné a správne ukladanie svojej dokumentácie. Poďme sa ponoriť hlbšie do jedného z najrobustnejších systémov na správu dokumentov poskytovaných produktom SharePoint-Microsoft.
Čo sa dozviete:
- Čo je systém správy dokumentov?
- Čo je SharePoint?
- Predbežné požiadavky na vytvorenie systému na správu dokumentov v SharePointe
- Vytvorenie systému na správu dokumentov v SharePointe
- Vlastnosti systému SharePoint Document Management System
Čo je systém správy dokumentov?
Systém správy dokumentov je softvér, ktorý riadi a sleduje celý životný cyklus dokumentov. Životný cyklus dokumentu má rôzne kroky, a to od jeho vzniku až po deaktiváciu.
Použitím systému na správu dokumentov je možné dokument, ktorý je vytvorený, uložiť a sledovať v každej jeho verzii, ktorá pokrýva všetky meniace sa vlastnosti dokumentu vrátane všetkých podrobností o jeho úprave, revízii a použití.
ako otvárať súbory swf v Chrome
Aký je životný cyklus dokumentu?
Päť základných krokov životného cyklu dokumentu je:
1) Plánovanie
Fáza plánovania je miesto, kde je načrtnutý plán toho, čo musí dokument obsahovať. Je premyslené, akým spôsobom musí byť dokument štruktúrovaný, a zhromažďujú sa potrebné údaje na jeho vytvorenie
2) Tvorba
V tejto fáze je vytvorená a očíslovaná pracovná verzia dokumentu. Napríklad - verzia 1.0; počas ktorého autor vytvorí dokument pripravený na kontrolu.
3) Skontrolujte
V tomto kroku sa konceptálna verzia alebo prvá verzia dokumentu odovzdá recenzentovi. Recenzent starostlivo skontroluje dokument a navrhne potrebné zmeny.
4) Úprava
Počas úprav autor alebo niekedy redaktor súhlasí s požadovanými zmenami a pracuje na dokumente, aby tieto zmeny zapracoval.
5) Schválenie
Toto je posledný krok, počas ktorého dokument prejde na schválenie odborníkom na tematické oblasti, ktorý je oprávnený ho podpísať.
Vyššie uvedené kroky životného cyklu dokumentu môžu obsahovať viac krokov založených na podmienkach organizácie a kapacite projektu. S takým zložitým životným cyklom dokumentu sa dá ľahko manipulovať pomocou výkonného nástroja, ako je SharePoint.
V nasledujúcej časti uvidíme, čo je SharePoint a ako sa dá použiť na správu dokumentov?
SharePoint je platforma pre spoluprácu, ktorá umožňuje paralelné využitie a aktivity viacerých používateľov v organizáciách na ukladanie a správu jednoduchých až zložitých riešení pre správu údajov.
SharePoint bol uvedený na trh v roku 2003 spoločnosťou Microsoft. Spoločnosť Microsoft od svojho vzniku vyvinula rôzne verzie produktov SharePoint a súborov na stiahnutie, ktoré vyhovujú rôznym potrebám zákazníkov.
1) SharePoint Online
Toto je cloudová služba, ktorá umožňuje podnikom predplatiť si služby SharePoint Online a udržiavať transakcie dokumentov so všetkými zainteresovanými stranami pomocou cloudovej platformy namiesto lokálnej lokálnej inštalácie SharePointu.
2) SharePoint Server
Na základe obchodných potrieb je možné SharePoint inštalovať a nasadiť lokálne pomocou verzie SharePoint Server.
Okrem vyššie uvedených dvoch typov sťahovania existuje niekoľko ďalších dostupných verzií.
The SharePoint Foundation , ktorá je staršou verziou SharePointu a je k dispozícii iba v SharePointe 2013. Táto aplikácia sa stále veľmi používa. Tiež existuje SharePoint Designer 2013 používa sa na vytváranie riešení podporujúcich pracovný tok. Populárne známy OneDrive, ktorý má svoju verziu pre firmy s názvom OneDrive Business sync.
Takže na základe požiadaviek a kapacity firmy si zákazníci môžu stiahnuť príslušnú verziu SharePointu, aby vyhoveli ich potrebám.
V tejto časti uvidíme, aké prospešné pre organizáciu je zvoliť si pre svoju správu dokumentov SharePoint.
Výhody použitia SharePointu na správu dokumentov:
1) Vysoká bezpečnosť a integrita
Bezpečnostné funkcie servera Microsoft SharePoint sú také robustné, že sa používateľ nikdy nebude musieť obávať neoprávneného prístupu k súborom s utajovanými informáciami alebo zlyhania integrity aplikácie.
2) Užívateľsky prívetivé
SharePoint je postavený tak, aby pamätal na všetky úrovne zainteresovaných strán, ktoré môžu tento nástroj používať, a preto je navrhnutý tak, aby sa ľahko používal pre všetkých používateľov.
3) Správa s úplnosťou
SharePoint obsahuje konzolu pre centrálnu správu, pomocou ktorej bude mať správa prístup na doplnenie svojich funkcií, nastavení a konfigurácie s úplnou kontrolou.
4) Prispôsobenie
Úroveň prispôsobenia, ktorú poskytuje SharePoint vývojárom, je pri jej použití veľmi veľká; nástroj je možné vylepšiť a úplne prispôsobiť podľa obchodných požiadaviek.
5) Spolupráca
Toto je najlepšia a jedna z najdôležitejších funkcií SharePointu, ktorá pomáha všetkým používateľom SharePointu v podnikaní udržiavať spoluprácu a aktualizáciu a byť v obraze s každou fázou životného cyklu dokumentu. Najnovšia verzia SharePointu tiež poskytuje streamovanie informácií v reálnom čase.
Bez ohľadu na to, aký dobrý je systém, vždy tu budú nejaké mínusy. Je však dôležité, aby používateľ určil priority a požiadavky na použitie, aby zvážil výhody a nevýhody.
Nevýhody používania SharePointu na správu dokumentov:
1) Webové
Ako vieme, prístup na SharePoint vyžaduje internet, ktorý vyžaduje pevnú sieť a dokonca aj pevné sieťové pripojenie môže niekedy zlyhať. V takomto prípade je používanie SharePointu nemožné z dôvodu jeho závislosti na internete.
2) Balík mnohých úloh
Vieme, že SharePoint má viac potenciálu ako len ukladanie dokumentov, ako sú automatizované pracovné toky atď. Preto pre malú firmu, ktorá potrebuje iba nástroj na online ukladanie dokumentov, existujú na trhu ďalšie vhodnejšie nástroje.
3) Predplatné
Každý nový zamestnanec, ktorý získa prístup na SharePoint, potrebuje každý mesiac platbu za svoje predplatné, čo by pre organizácie s menšími požiadavkami a nižšími rozpočtami mohlo vyjsť draho.
Predtým, ako vytvoríme a ponoríme sa do navigačných aspektov správy údajov v SharePoint, tu vidíme požiadavky, ktoré musia byť zavedené:
1) Určte typ dokumentov , ktoré prejdú do systému:
Na základe typu dokumentu, ktorý sa dostane do systému, budú môcť používatelia nastaviť a šablóna pre každý typ dokumentu, aby bol pripravený na použitie.
dva) Uveďte zoznam druh informácií ktoré sa musia zhromaždiť pre každý dokument:
súkromný server vanilla World of Warcraft
Najdôležitejšie je mať pre načítanie dokumentu k dispozícii metadáta, takže je potrebné uviesť zoznam a nastaviť polia, ktoré sa majú vyplniť pre metadáta, aby mali všetci používatelia všetky potrebné informácie o nahraných dokumentoch. Na základe toho by sa tiež mohlo rozhodnúť umiestnenie alebo cesta , kde je dokument vložený do systému
3) Pracovať s Metadáta :
Na rozdiel od tradičného nastavenia priečinkov a podpriečinkov, ktoré zaberajú obrovskú pamäť a stále nezachovávajú všetko usporiadané tak, ako sa od nich očakáva, v SharePointe používame metadáta, aby boli systematickejšie a prístupnejšie.
Takto teda nastavujeme systém SharePoint podľa metadát - každý nahraný dokument musí byť označený príslušnými a preddefinovanými metadátami. Vďaka tomu poskytuje hľadanie pomocou kľúčových slov tie najvhodnejšie / najpresnejšie výsledky.
4) Obsah Typy:
Je tiež dôležité usporiadať typy obsahu v systéme správy dokumentov. Typ obsahu nie je nič iné ako doslovne - typ obsahu. Dokumenty môžete kategorizovať podľa typu obsahu, ktorý máte.
Napríklad: Ak existuje desať počtov slovných dokumentov, ktoré sú HLD, päť excelových hárkov testovacích prípadov a dva počty slovných dokumentov skúšobných plánov, potom ich možno klasifikovať. V konkrétnejších pojmoch pre SharePoint obsahujú Typy obsahu typy metaúdajov, na základe ktorých je obsah klasifikovaný.
Typy obsahu možno opakovane použiť pre rôzne scenáre a požiadavky. V nastaveniach SharePointu je veľa možností, ako vytvoriť nové typy obsahu a tiež zahrnúť typ obsahu do prehľadateľnejšej skupiny pre budúce použitie.
5) Kontrola prístupu :
Na základe vyššie uvedených bodov Riadenie prístupu je možné poskytnúť používateľom, aby uchovávali svoje dokumenty zabezpečené a prístupné iba vybraným používateľom.
Tiež nastavenie rolí pre rôznych používateľov s rôznym stupňom kontroly nad dokumentom (vytváranie, kontrola, mazanie a schvaľovanie dokumentu atď.).
6) SharePoint 2013 tiež obsahuje Postupy pre dokumenty, aby sa zabezpečilo, že spĺňa podnikové smernice a právne požiadavky.
[obrázok zdroj ]
Táto časť vysvetľuje, ako sa súbory nahrávajú do systému SharePoint, a možnosti ich použitia.
otázky týkajúce sa rozhovoru pre kódovanie Java pre skúsených
1) So servermi SharePoint ľahko použiteľné rozhranie , súbor je možné nahrať jednoducho pomocou funkcie „upload“ alebo tlačidla upload. Presne tak, ako vyberiete súbor, ktorý chcete priložiť k e-mailu.
dva) Po nahraní dokumentu, veľa položky je možné vyplniť na základe projektu . Napríklad ak ide o projekt s mnohými modulmi, potom môžete mať vyplnené polia s podrobnosťami, ktoré označujú, do ktorého modulu súbor patrí.
3) Po vyplnení všetkých podrobností môžete súbor uložiť a súbor sa s niektorými nahrá do systému automaticky vyplnené metadáta ako, kto vytvoril súbor, kedy bol súbor vytvorený, číslo verzie atď. a niekoľko vyplnených údajov, napríklad podrobnosti o module atď.
4) Zakaždým, keď je dokument upravený, verzia je uvedená v jeho histórii a používatelia môžu vidieť história verzií dokumentu - buď len na jeho prezeranie, alebo na obnovenie súboru do konkrétnej predchádzajúcej verzie.
5) Po nahraní dokumentu na SharePoint sa pre každý súbor vytvorí odkaz. Toto odkaz je možné zdieľať na dva účely - na prezeranie alebo úpravu.
6) Ak máte Office 365, môžete tiež vyhľadajte ľubovoľný dokument v službe SharePoint s funkciou vyhľadávania v lokálnom stroji.
7) Dokumenty je možné vytvárať, upravovať a mazať s príslušnými povoleniami, kedykoľvek, na základe meniacich sa obchodných požiadaviek alebo potrieb.
Keď sa vytvorí dokumentový súbor pre projekt, ktorý má neustále zlepšovanie a zmeny, stáva sa prebiehajúcim procesom aj zmena príslušného dokumentu. Pred desiatimi rokmi, a to aj pri použití najmodernejších technológií, zatiaľ čo k zdieľaným priečinkom a jednotkám mohlo mať prístup viac používateľov, iba jedna osoba - správca, by mala právo vykonávať akékoľvek zmeny v súboroch na zdieľaných jednotkách, čo by nebolo dostatočné .
Dnes s využitím SharePointu máme veľa zaujímavých funkcií, ktoré poskytujú všetkým predplatiteľom rovnakú príležitosť splniť požiadavky na ich úlohy bez toho, aby museli robiť kompromisy v súvislosti s vlastnou prácou alebo prácou, ktorú na dokumente vykonáva iná osoba.
Tu je niekoľko funkcií, vďaka ktorým je SharePoint zaujímavý:
1) Správa verzií
SharePoint umožňuje každému používateľovi čítať alebo vykonávať zmeny v rovnakom súbore dokumentu a každej verzii dokumentu dáva jedinečné číslo verzie, ku ktorej sú pripojené komentáre používateľov s uvedením zmien, ktoré boli urobené v tejto fáze alebo v tejto verzii dokumentu.
2) Zamknutie súboru
Osoba, ktorá používa súbor na jeho úpravu, uzamkne súbor pomocou funkcie Check-out, aby nedošlo ku konfliktu pri udržiavaní správnej verzie súboru a každá vykonaná zmena sa zaznamená v správnom poradí.
Keď osoba dokončí prácu so súborom, použije na odomknutie súboru funkciu Check-in a umožní tak podobnému ovládaniu ďalší používateľ.
Napríklad ak užívateľ A musí upraviť údaje v súbore X a užívateľ B má tiež za úlohu upraviť ten istý súbor. Používateľ A pristupuje k súboru X na serveri SharePoint v čase 00:01 a používateľ B k nemu pristupuje v čase 00:03, potom k nemu pristupuje používateľ A, vykoná kontrolu a upraví súbor tak, aby ho používateľ B nemohol upravovať súčasne čas. Po dokončení sa používateľ A prihlási. Po registrácii používateľom A bude používateľ B upozornený, takže teraz k nej bude mať prístup, odhlási sa, vykoná svoje úpravy a potom bude odbavenie vykonané.
3) Metadáta
SharePoint poskytuje podrobné informácie o aktuálnom stave súboru, napríklad kedy bol súbor upravený, kto súbor upravil, či bola alebo nebola schválená posledná zmena, odkaz na dokument atď. Takýto podrobný stav dokumentu pomáha každému obchodný partner, ktorý má prístup k súboru, získa úplný prehľad o aktuálnom stave.
Záver
SharePoint Document Management System je spoločné úložisko súborov, či už cloudových alebo serverových platforiem, je ľahko použiteľné a má zabudované bezpečnostné funkcie.
Aj keď na trhu existuje veľa takýchto nástrojov, ktoré môžu byť lacnejšie a ľahšie použiteľné, SharePoint od spoločnosti Microsoft má vynikajúce vlastnosti robustného systému správy dokumentov.
Odporúčané čítanie
- Hĺbkové návody pre zatmenie pre začiatočníkov
- 10 najlepších systémov na správu dokumentov pre lepší pracovný tok
- Výukový program SVN: Správa zdrojového kódu pomocou subverzie
- Výukový program Bugzilla: Výukový program pre nástroj na správu chýb
- Výukový program TestLink: Laický sprievodca nástrojom na správu testov TestLink (výučba č. 1)
- Výukový program TestLink 4 - Testovacie metriky, správa kľúčových slov, vlastné polia a grafy testovacích správ
- Výukový program pre správu JIRA: Správa a správa používateľov JIRA
- Výukový program pre nástroj na správu chýb IBM Rational Team Concert