10 best document management systems
Najčastejšie používaný systém správy dokumentov:
Vďaka prebiehajúcemu procesu digitalizácie chcú ľudia znížiť svoju papierovú prácu a očakávajú, že budú mať prístup k svojim dôležitým dokumentom odkiaľkoľvek a kedykoľvek.
Systémy na správu dokumentov sú najlepším riešením na uľahčenie tejto úlohy. Čítačky PDF sú najlepším príkladom systému na správu dokumentov, vďaka ktorému máte prístup k súboru PDF v režime offline a ukladáte ho, aby ste ho mohli kedykoľvek a kdekoľvek prehliadať, tlačiť a publikovať.
Systémy na správu dokumentov sú tiež známe ako Content Management System a sú všeobecne považované za súčasť Enterprise Content Management (ECM). Súvisí to so správou záznamov, pracovnými tokmi, správou digitálnych aktív atď.
V tomto výučbe sa podrobne pozrieme na najpopulárnejšie systémy správy dokumentov, ktoré používa mnoho úspešných organizácií na efektívnu správu svojich papierových dokumentov.
Čo sa dozviete:
Čo je správa dokumentov?
Správa dokumentov sa dá definovať ako spôsob, ktorý organizácie používajú na správu a sledovanie elektronických dokumentov.
Pokyny pre lepšie pochopenie správy dokumentov:
- Simultánna, ale samostatná úprava dokumentov, aby sa zabránilo konfliktu s prepisovaním.
- Vrátiť sa späť k poslednej presnej verzii dokumentu v prípade akejkoľvek chyby.
- Ovládanie verzií na rozlíšenie dvoch rôznych verzií.
- Rekonštrukcia dokumentov.
Správa dokumentov je dnes k dispozícii od malej samostatnej aplikácie až po rozsiahle podnikové konfigurácie, ktoré obsahujú štandardné funkcie vypĺňania dokumentov.
Medzi tieto vlastnosti patrí:
- Skladová lokácia
- Bezpečnosť a kontrola prístupu
- Audit a indexovanie
- Klasifikácia, vyhľadávanie a vyhľadávanie
- Integrácia s počítačovou aplikáciou
Systémy správy dokumentov
Systémy na správu dokumentov označujú správu a prístup k dokumentom elektronicky.
Systémy na správu podnikového obsahu spravujú a kontrolujú digitálne dokumenty vytvorené pomocou balíka Microsoft Office Suite a účtovníckeho softvéru, ako je CAD atď.
Systém elektronickej správy dokumentov by mal obsahovať nasledujúce komponenty, aby sa ukázal ako účinný:
- Import: Ak chcete otvoriť nový dokument v systéme.
- Skladovanie: Na údržbu systémových súborov a využitie ukladacieho priestoru.
- Totožnosť: Na získanie dokumentov s presnosťou priradením indexov.
- Export: Odstránenie položiek zo systému.
- Zabezpečenie: Ochrana hesla pre určité súbory pre oprávnených používateľov.
=> Kontaktuj nás navrhnúť zoznam tu.
Najobľúbenejšie systémy na správu dokumentov
Pozrime sa na niektoré populárne systémy správy dokumentov, ktoré sa široko používajú na zníženie papierovej dokumentácie a zlepšenie výkonnosti organizácie podľa dokumentov.
- pCloud
- HubSpot
- Alfresco
- LogicalDOC
- Úrad Feng
- Nuxeo
- KnowledgeTree
- Naočkovať DMS
- Casebox
- MasterControl Documents
- Súbory M.
- Worldox
- Dokmee
- ademerit
Získajte BEZPLATNÉ citácie systému na správu dokumentov
# 1) pCloud
Kľúčové vlastnosti
- pCloud vám umožní nastaviť skupinové povolenia alebo jednotlivé úrovne prístupu.
- Prístup k údajom môžete ovládať prostredníctvom zdieľaných priečinkov.
- Umožní vám komentovať súbory a priečinky.
- Vedie podrobné protokoly o aktivite účtu.
- Máte prístup k akejkoľvek predchádzajúcej verzii svojich súborov.
- Má funkcie pre správu súborov, zdieľanie, zabezpečenie, spravovanie verzií súborov, zálohovanie súborov a správu digitálnych aktív.
# 2) HubSpot
Vlastnosti:
- HubSpot Softvér na správu predajných dokumentov a sledovanie predaja pomôže pri budovaní knižnice obsahu predaja pre celý tím.
- Dokumenty budete môcť zdieľať z priečinka doručenej pošty v Gmaile alebo Outlooku.
- Upozorní vás, keď sa záujemcovia zapoja do vami odosielaného obsahu.
- Poskytne informácie o tom, ako je predajný obsah užitočný pri posune vášho predajného procesu vpred, ako často tím tím používa.
- HubSpot má predajný softvér typu „všetko v jednom“ s mnohými funkciami, ako je sledovanie e-mailov, plánovanie e-mailov, automatizácia predaja, živý chat, prehľady atď.
# 3) Alfresco
príkazy unixu s príkladmi a syntaxou
Kľúčové vlastnosti:
- Jedná sa o ECM s otvoreným zdrojom, ktorý poskytuje správu dokumentov, spoluprácu, správu znalostí a webového obsahu, správu záznamov a obrázkov, úložisko obsahu a pracovný tok
- Podporuje súborový systém spoločného rozhrania (CIFS), ktorý umožňuje kompatibilitu dokumentov s operačnými systémami Windows a Unix.
- Alfresco je dodávaný s podporou API a pracuje ako back-end na ukladanie a načítanie obsahu.
- Jednoduché prispôsobenie a kontrola verzie sú najlepšie vlastnosti Alfresca, ale ich použitie je dosť zložité
Oficiálny odkaz: Alfresco
# 4) LogicalDOC
Kľúčové vlastnosti:
- LogicalDOC je open-source systém založený na prostredí Java a je prístupný z ľubovoľného webového prehľadávača
- Tento systém je prístupný vo vašej vlastnej sieti a umožňuje vytvárať a spravovať ľubovoľný počet dokumentov.
- Pomáha zvyšovať produktivitu a spoluprácu systémov správy dokumentov.
- Využíva rýchly prístup a ľahké načítanie obsahu.
- Používa Java Frameworks ako Hibernate, Lucene a Spring na poskytnutie vysoko flexibilného riešenia správy dokumentov.
- Dodáva sa so sadou dobre definovaného rozhrania API na integráciu s aplikáciami tretích strán.
Oficiálny odkaz: LogicalDOC
# 5) Feng Office
Kľúčové vlastnosti:
- Feng Office je open-source DMS s webovou platformou pre spoluprácu.
- Medzi dobré funkcie úradu Feng Office patrí sledovanie času, Ganttov diagram, správa úloh a správa znalostí.
- Je užívateľsky prívetivý a umožňuje vám označovať položky.
- Obsah môžete dokonca sledovať a posielať poštou viacerým používateľom súčasne.
- Jedinou nevýhodou je, že pri každej aktualizácii robí niektoré z jeho funkcií platenými iba.
Oficiálny odkaz: Feng Kancelária
# 6) Nuxeo
Kľúčové vlastnosti:
- Nuxeo je systém s otvoreným zdrojovým kódom, ktorý riadi tok obsahu v obchodnom cykle.
- Osvedčený systém znižuje časovú náročnosť potrebnú na vyhľadávanie a načítanie obsahu.
- Poskytuje množstvo spôsobov zachytenia obsahu vrátane skenovania obrázkov.
- Protokolovanie auditu je jednou z dobrých funkcií, ktoré môžete použiť na sledovanie obsahu, a je tiež ľahšou cestou.
- Poskytuje bohatú sadu rozhraní API, robustnú platformu, ľahké prispôsobenie a údržbu projektov.
- Pre začiatočníkov je to však dosť zložité a prispôsobenie niektorých inštancií sa tiež môže stať zložitým.
Oficiálny odkaz: Nuxeo
# 7) KnowledgeTree
Kľúčové vlastnosti:
- Open-source systém správy dokumentov, ktorý umožňuje sledovať, zdieľať a zabezpečovať obsah.
- Má funkcie ako metadáta, pracovný tok, úložisko dokumentov riadené verziou a podpora WebDAV.
- Správny obsah môžete načítať v správnom čase.
- Funkcia Quick-play umožňuje užívateľovi vytvárať a spravovať kadencie obsahu.
Oficiálny odkaz: KnowledgeTree
# 8) Naočkujte DMS
Kľúčové vlastnosti:
- Seed DMS je užívateľsky príjemný a otvorený systém správy dokumentov.
- Tento DMS je založený hlavne na PHP, MySQL a sqlite3.
- Slúžila ako plne vyvinutá platforma pripravená na podnikanie na sledovanie, prístup, ukladanie a zdieľanie dokumentov.
- Môže sa považovať za ďalšiu verziu LetoDMS a je s ňou plne kompatibilný.
- Umožňuje úpravy dokumentov dostupné vo formáte HTML.
- Môžete pripraviť online prezentáciu, ktorá umožňuje spoluprácu v reálnom čase.
Oficiálny odkaz: Semienko DMS
# 9) Casebox
Kľúčové vlastnosti:
- Casebox je rozšíriteľný nástroj na rozšírenie obsahu, projektu a riadenia ľudských zdrojov.
- Je navrhnutý tak, aby podporoval správu úloh, monitorovanie, fulltextové vyhľadávanie, dátové dedičstvo atď.
- Casebox tiež prichádza s vynikajúcim mechanizmom riadenia verzií a slúži na podmienečnú logiku na podporu správy záznamov.
- Casebox vám pomôže uložiť a uzamknúť viac súborov na jednom mieste s používateľskou kontrolou.
- Casebox tiež poskytuje zabezpečený hosting pomocou šifrovania SSL na šifrovanom serveri.
- Virtuálna privátna sieť (VPN) môže zabezpečiť vašu komunikáciu.
Oficiálny odkaz: Casebox
# 10) Dokumenty MasterControl
Kľúčové vlastnosti:
- MasterControl Inc. je komerčný cloudový server, ktorý umožňuje rýchlejšie dodanie produktu znížením celkových nákladov a spotreby času potrebných na správu dokumentov a obsahu.
- Zvyšuje efektivitu produktu a bezpečne spravuje informácie o spoločnosti
- Tento systém poskytuje funkcie, ako je kontrola dokumentov, správa auditov, správa kvality a ďalšie regulačné procesy.
- Okrem toho tento nástroj poskytuje aj ďalšie funkcie, napríklad správu súladu, spoluprácu, kontrolu prístupu, správu tlače, správu verzií, doručovanie a indexovanie dokumentov, spoluprácu a fulltextové vyhľadávanie.
Oficiálny odkaz: MasterControl
# 11) Súbory M.
Kľúčové vlastnosti:
- Aplikácia M-Files pomáha bezpečne spravovať vaše informácie pomocou funkcie Check-out.
- Táto funkcia sleduje vaše dokumenty pri každej malej aj veľkej zmene.
- Je to užitočný a ľahko implementovateľný systém a robustný systém správy dokumentov.
- Je k dispozícii pre Windows a Mac a je kompatibilný aj so zariadeniami Android a iOS.
- Súbory M sa dajú ľahko integrovať do iných aplikácií a zabráni sa duplicite.
Oficiálny odkaz: Súbory M.
# 12) Worldox
Kľúčové vlastnosti:
- Worldox je komerčný a komplexný systém, ktorý spravuje dokumenty a e-maily.
- Worldox prichádza s funkciami indexovania s názvom Archivácia a uchovanie, ktoré sprístupňujú údaje okamžite, kedykoľvek je to potrebné.
- Môže byť integrovaný do SharePointu a nasadený do Windows, Android, Mac, iOS a Cloud.
- Medzi funkcie správy dokumentov Worldox patria správa súladu, kontrola prístupu, konverzia a indexácia dokumentov, správa e-mailov, kontrola verzií a fulltextové vyhľadávanie.
Oficiálny odkaz: Worldox
# 13) Dokmee
Kľúčové vlastnosti:
- Dokmee je cloudový komerčný systém správy dokumentov s efektívnosťou a bezpečnosťou vašich dokumentov.
- Dokmee poskytuje viac pracovných plôch, ako aj webovú konfiguráciu, užívateľsky prívetivé rozhranie, nástroje na snímanie a úpravy.
- Dokmee podporuje vynikajúce automatizačné funkcie pomocou funkcií indexovania a vyhľadávania jadra.
- Umožňuje sadu nástrojov na zobrazovanie a sledovanie dokumentov pre lepšiu podporu.
Oficiálny odkaz: Dokmee
# 14) ademerit
Kľúčové vlastnosti:
- Podporuje centralizovaný riadiaci mechanizmus na ukladanie dokumentov na jednom mieste.
- Vaše digitálne dokumenty môžu byť rýchlo organizované pomocou logických znalostí a môžu byť sprístupnené v komerčnej aj v otvorenej verzii.
- Naskenované dokumenty je možné prevádzať do súborov PDF s možnosťou vyhľadávania v programe Word pomocou funkcie optického rozpoznávania znakov (OCR).
- Webový agilný systém uloží váš súbor do cloudu, ale nezálohuje automaticky vaše dáta a nie je možné ich obnoviť.
- Kompatibilný so všetkými operačnými systémami a umožňuje tak fulltextové vyhľadávanie a kontrolu verzie.
Oficiálny odkaz: ademerit
Okrem týchto 12 najlepších systémov na správu dokumentov máme ešte niekoľko ďalších, ktoré je možné pridať do vyššie uvedeného zoznamu. V nasledujúcej časti som im stručne predstavil.
Ďalšie nástroje
# pätnásť) eFileCabinet : Tento komerčný nástroj je možné integrovať do všetkých aplikácií balíka Microsoft Office. Je k dispozícii s niekoľkými verziami hostených a serverových dokumentov.
Jeho jedinečná funkcia Workflow vám umožňuje efektívne naplánovať úlohy.
Oficiálny odkaz: eFileCabinet
# 16) ContractZen : Pomáha spravovať vaše dôležité dokumenty so všetkými podrobnosťami, ako sú dátumy a obsah.
Môžete pripraviť interné a externé audity pomocou svojich dokumentov v ContractZen.
kde sledovať anime zadarmo
Oficiálny odkaz: ContractZen
# 17) MaxxVault : MaxxVault poskytuje na správu vašich dokumentov systémy Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) a Cloud Document Management Solutions.
Pomáha znižovať náklady na produktivitu s plnou podporou automatizácie.
Oficiálny odkaz: MaxxVault
# 18) DocsVault : Systémy na správu dokumentov DocsVault prichádzajú s tými najvhodnejšími funkciami na správu a sledovanie vašich dokumentov.
Zahŕňa kontrolu verzií, zabezpečenie dokumentov, stopy a históriu auditu, pracovné toky elektronických dokumentov, profilovanie dokumentov a označovanie atď.
Oficiálny odkaz: DocsVault
# 19) eVault : eVault je webový systém na správu dokumentov. Poskytuje správu súladu, správu hierarchie viacerých úrovní atď.
Rovnako ako akýkoľvek iný systém na správu dokumentov poskytuje eVault aj kontrolu prístupu, indexovanie dokumentov, kontrolu verzií atď.
Oficiálny odkaz: eVault
#twenty) Katalyzátor : Spoločnosť Catalyst vyvinula niekoľko komerčných produktov, ako sú Catalyst Insights založené na XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track a OnRamp.
Je vyvinuté s podporou viacerých jazykových služieb.
Oficiálny odkaz: Katalyzátor
# 21) D rupal : Drupal je systém správy obsahu s otvoreným zdrojovým kódom, ktorý je dobre známy svojimi funkciami, ako je tvorba obsahu, výkon a bezpečnosť.
Modularita je základným princípom Drupalu. Tento systém je flexibilný, škálovateľný a ľahko použiteľný. Pomocou Drupalu si môžete vytvoriť svoj vlastný integrovaný digitálny rámec.
Oficiálny odkaz: DR spadol
# 22) Virtuálne Kancelária : Virtuálna kancelária má funkciu Hľadať, ktorá umožňuje prehľadať akýkoľvek text, autora, atribúty atď.
Poskytuje tiež dobrú správu súborov so zabezpečeným úložiskom. Zodpovedá obchodnému kontextu a rýchlo nájde informácie v správnom čase.
Ďalšie čítanie = >> Softvér na uzamknutie najlepších priečinkov pre Windows 10
Oficiálny odkaz: Virtuálne Kancelária
# 2. 3) archív bitfarm : bitfarm-Archiv je open-source systém správy dokumentov a Enterprise Content Management na archiváciu zabezpečenú proti auditu.
Medzi jeho dôležité funkcie patrí automatická archivácia viacerých zdrojov dokumentov, fulltextové vyhľadávanie, flexibilná konfigurácia atď.
Oficiálny odkaz: archív bitfarm
To je všetko !! Sme hotoví s najpopulárnejšími systémami správy dokumentov.
Môžete si vybrať jeden alebo viac podľa vašich požiadaviek a zistiť, ktoré budú pre vašu organizáciu najvhodnejšie. Použitím tohto softvéru sa zvyšuje celková produktivita a tiež sú úlohy oveľa jednoduchšie a flexibilnejšie.
Záver
Správa dokumentov znižuje pomer úsilia a času stráveného správou dokumentov a obsahu.
Správa papierovania a sledovanie záznamov je únavná práca pre toho, kto to vybavuje, ale vyššie uvedený softvér je veľmi užitočný na to, aby bol flexibilný v kratšom čase.
Systémy na správu dokumentov zachytávajú a organizujú dokumenty do elektronických dokumentov, aby ste k nim mohli kedykoľvek ľahko pristupovať, spravovať ich a sledovať podľa svojich potrieb. Zachytávanie a indexovanie sú vynikajúce vlastnosti DMS, ktoré sa používajú na kombinovanie viacerých a väčších dokumentov naraz.
=> Kontaktuj nás navrhnúť zoznam tu.Dúfam, že by ste si vybrali niektorého z vyššie uvedeného zoznamu !!!
Odporúčané čítanie
- Výukový program pre systém správy dokumentov SharePoint
- Top 10 softvérových systémov na riadenie talentov v roku 2021 (Recenzie)
- 10 najlepších softvérových systémov na správu výkonu zamestnancov v roku 2021
- Top 10 najlepších systémov riadenia znalostí v roku 2021
- 20 najlepších softvérov na správu pracovných tokov v roku 2021
- Top 10 najlepších softvérových systémov pre správu skladov (WMS) v roku 2021
- Top 6 najlepších maloobchodných POS systémov do roku 2021
- 6 NAJ reštauračných POS systémov v roku 2021 (iba najvyššie selektívne)