Menu

Ako písať efektívne e-maily tímu QA (alebo ľubovoľnému) [Zahrnutý je vzorový e-mail]

how write effective emails qa

Čo je prvé, čo urobíme, keď sa dostaneme do práce (alebo niekedy hneď po prebudení)? - Skontrolujte e-mail, nie? Niekedy nevieme, aký bude náš deň, kým si neprečítame všetky e-maily v doručenej pošte.

V mnohých našich predchádzajúcich článkoch sme zdôraznili dôležitosť dobra Komunikačné schopnosti efektívne sprostredkovať svoju správu vášmu cieľovému publiku - jednému z dôležitých Mäkké zručnosti pre testerov .

V tomto článku sa zameriame na jednu konkrétnu časť písomnej komunikácie - e-mail.

Ako písať efektívne e-maily

Zdieľame niekoľko tipov a trikov, vďaka ktorým bude e-mailová komunikácia plynulejšia a efektívnejšia. Toto platí pre všetky tímy, nielen pre tím QA.

E-mailová komunikácia

Povedzte, že ste dostali tento e-mail:

E-mail č. 1

Komu: Testovací tím
Predmet: Aktualizácia QA
Telo:
Tím,
Nastalo neočakávané oneskorenie pri implementácii kódu do fázovacieho prostredia. Z nejakého dôvodu sa kód zmiešal a nevieme, kedy sa tieto problémy vyriešia. Budeme musieť odložiť naše aktivity, neviem dokedy. Takže zapojte y sami seba pri iných testovacích činnostiach.

Produkcia žiadosti o zmenu CR0100H68 by sa mala podľa očakávaní dostať do konca tohto mesiaca. Prejdite dokumentom z miesta zdieľania a poskytnite mi odhad.

Vďaka,
X, tím QA.

Myslíte si, že je e-mail efektívny? Porovnajte to s týmto textom:

E-mail č. 2

Komu: Testovací tím
Predmet: Nasadenie kódu postupného prostredia je oneskorené - na neurčito & CR0100H68 - je potrebné vykonať analýzu
Telo:
Ahoj tím,
Dnes mám pre tím dve aktualizácie.

# 1) Postupné prostredie Problémy s nasadením:

  • Z neočakávaných dôvodov sa nasadenie kódu pracovného prostredia oneskoruje - zatiaľ nie je odhadovaný čas príchodu. Musíme oddialiť naše postupné aktivity, kým nebudeme mať ďalšie aktualizácie.
  • Pracujte na vytváraní šablón pre audit kvality, kým nebude vyriešený.

# 2) Nová aktualizácia a úlohy týkajúce sa žiadosti o zmenu CR0100H68:

  • Očakáva sa, že bude zverejnená do konca mesiaca.
  • Prejdite si prosím dokumenty a zajtra mi dajte vedieť nasledujúce podrobnosti do EOD.

- Koľko testovacích scenárov potrebujeme?
- Koľko z existujúcej dokumentácie budeme musieť zmeniť?
- Koľko času na napísanie novej dokumentácie?
- Požiadavky na testovacie údaje?
- Čas vykonania testu?

Vďaka,
X, tím QA.

Keby som bol príjemcom e-mailu č. 1, stalo by sa to:

  • Možno by som to ani neotvoril hneď, pretože predmet správy nič nehovorí o dôležitosti obsahu e-mailu.
  • Aj keby som to otvoril - priznajme si, je to len jedna veľká časť slov; prinajmenšom únavné.
  • Úlohy, ktoré sa majú urobiť, alebo moje očakávania sú dosť neurčité, takže naozaj netuším, čo mám robiť.

Ale ak dostanem e-mail č. 2:

životný cyklus chyby v testovaní softvéru
  • Viem, o čom je e-mail - predmet správy mi pomáha správne odhadnúť tón toho, čo sa komunikuje.
  • Obsah je prehľadne usporiadaný do odrážok, aby bolo ľahké pochopiť veci.
  • Všetky úlohy, ktoré sa majú vykonať, a ETA sú jasne definované, aby ste vedeli, čo máte robiť.

V ideálnom prípade by som správu rozdelil a poslal dva samostatné e-maily o dvoch témach, o ktorých poskytujem aktualizácie.
Ale to je tvoja voľba.

Ako vidíte, prijatím jednoduchých opatrení sa zlepšila kvalita komunikácie.

Pokyny, vďaka ktorým je e-mailová komunikácia plynulejšia a efektívnejšia

# 1) Usporiadajte si svoje myšlienky skôr, ako začnete písať e-mail.

#dva) Využite predmet vo svoj prospech - Nastavte tón obsahu e-mailu. Príjemcom, ak chcete, umožnite nahliadnuť do toho, čo je vo vnútri.

# 3) Použite príznak „Dôležitý“ v e-mailovom programe na signalizáciu kritickej komunikácie. Pri svojom rozhodovaní o tom, čo je dôležité, však buďte rozumní. Napríklad, ak testovanie nemôže pokračovať kvôli chybe a všetky tímy o tom musia vedieť - označte e-mail ako dôležitý.

# 4) Jasne definujte zámer e-mailu. E-mail má 3 základné dôvody

  • Poskytujete informácie - Buďte ostrí v tom, čo píšete. Nech je to jasné, jednoduché. Nech je to stručné.
  • Vyžadujete informácie - Čo chceš, kedy chceš, ako to chceš.
    Napríklad, Chcel by som kópiu dokumentu Testovací plán od EOD. To isté vložte do spoločného priečinka projektu a dajte mi vedieť . - Takéto vyhlásenie vám povie „Čo - plán testov, kedy - EOD a ako - umiestniť ho do spoločného priečinka.
  • Poďakovanie - Toto sú jednorázové linky a nemajú toho veľa. Typicky „Ďakujem“ alebo „Hotovo“.

# 5) Skúste skontrolovať pravopis. Väčšina e-mailových aplikácií má možnosť vykonať túto kontrolu povinne pri každom odoslaní e-mailu.

# 6) Ak ste zahrnutí do zoznamu CC, znamená to, že je to informácia pre informáciu. Musíte teda len vedieť, o čo ide, ale neočakávajú sa od vás kroky.

# 7) Nepoužívajte možnosť „Odpovedať všetkým“, ak to nie je potrebné.

# 8) Aby ste zabránili tomu, že na e-mail, ktorý ste poslali viacerým príjemcom, budú odpovedané „všetci“, urobte BCC všetky e-mailové adresy.

# 9) Buďte citliví. Ak poskytujete kritickú alebo negatívnu spätnú väzbu o osobe alebo produkte, pokúste sa to urobiť priamym rozhovorom s danou osobou alebo zaslaním e-mailu iba jednej osobe.

Navrhované čítanie = >> E-mailové nástroje na testovanie riadku predmetu

Niekoľko ďalších tipov, ako sa vyhnúť momentom „Oops“

# 1) Po vytvorení e-mailu a spokojnosti s obsahom, ktorý ste napísali, na konci pridajte e-mailové adresy do polí Komu, CC alebo BCC. Je to tak preto, lebo niekedy môžete omylom stlačiť tlačidlo „odoslať“ skôr, ako budete pripravení, a nakoniec sa stanete odosielateľom neúplného alebo nesprávneho e-mailu.

#dva) Ak sa stane, že ste omylom poslali napoly kompletný (alebo napoly neúplný e-mail, v závislosti od vášho filozofického zamerania) e-mailu, máte k dispozícii možnosť odvolania a napraviť to.

# 3) Ak ste v písaní oficiálnych e-mailov nováčikovia, pokúste sa pred ich odoslaním prečítať odborníka, ktorý si ho prečítal, a získate jeho názor.

# 4) Nepoužívajte hovorový výraz alebo frázu, pokiaľ neviete, čo to znamená. Môžete skončiť tým, že poviete niečo trápne a keď je e-mail raz odoslaný, je do veľkej miery vytesaný do kameňa.

Naozaj dúfam, že vám to pomôže pri písaní lepších e-mailov. Podeľte sa s nami o svoje skúsenosti.

Máte ešte nejaké tipy? Poskytnite nám spätnú väzbu a neváhajte komentovať nižšie.

Odporúčané čítanie

^