Menu

Zručnosti výkonného asistenta, plat, zodpovednosť a ďalšie

  • Hlavná
  • Iné
  • Zručnosti výkonného asistenta, plat, zodpovednosť a ďalšie

executive assistant skills

Vyskúšajte Náš Nástroj Na Odstránenie Problémov

ako urobiť testovací plán

Dozviete sa viac o úlohách a zodpovednosti, plate a základných zručnostiach potrebných na to, aby ste sa stali úspešným výkonným asistentom:

Úloha výkonných asistentov sa v posledných rokoch vyvíjala. Z jednoduchého odpovedania na telefónne hovory a vítania hostí z kancelárie sa dnes stali strategický partner, riešitelia problémov a dôveryhodní dôverníci. Teraz majú väčšiu hodnotu ako predtým. Ich funkcia sa zmenila na strategickejšiu ako podpornú.

Výkonní riaditelia sa dnes veľmi spoliehajú na svojich asistentov, nielen na pomoc administrátora. Závisia od svojich EA pre svoju technickú odbornosť, strategické poradenstvo a kritickú analýzu situácií rovnako. Ich úloha siaha až do fušovania do najrôznejších vecí a rôznych problémov, ako je interná komunikácia, riadenie projektov, plánovanie udalostí atď.

Zručnosti výkonného asistenta

Čo sa dozviete:

Úlohy a zodpovednosti výkonného asistenta

Ich práca sa označuje ako mocenská rola. Je preto nevyhnutné, aby výkonní asistenti mali nejaké špeciálne zručnosti, aby mohli všetko zvládnuť. Ak plánujete byť jedným, tu je zoznam základných a základných zručností, ktoré musíte mať. Predtým však musíte vedieť, aké sú povinnosti výkonného asistenta.

Zodpovednosti výkonného asistenta

Zodpovednosti

(obrázok zdroj )

Aj keď v posledných rokoch rola a povinnosti výkonného asistenta veľmi vzrástli, niektoré základné ostávajú nezmenené.

Zodpovednosti zahŕňajú:

  • Príprava dokumentov ako finančné správy, faktúry, poznámky, listy, správy atď.
  • Starostlivosť o hovory podľa potreby, napríklad ich prijímanie, smerovanie alebo odovzdávanie správ.
  • Starostlivosť o základné účtovníctvo.
  • Zhromažďujte a ukladajte firemné záznamy, správy a dokumenty.
  • Príprava dokumentov na preskúmanie a prezentáciu po výskume a vykonaní údajov.
  • Pomôžte vedúcim pracovníkom pripraviť sa na schôdzky.
  • Presné zaznamenávanie minút zo stretnutia.
  • Stanovujú sa termíny.
  • Používanie počítačov na rôzne diela.
  • Príprava cestovných opatrení.
  • Správa databázy, objednávanie spotrebného materiálu a vykonávanie podobných kancelárskych povinností.
  • Kontrola, triedenie a distribúcia komunikácie ako faxy, e-maily, listy atď.

Plat asistenta asistenta

Plat

(obrázok zdroj )

Pracovné miesta výkonných asistentov sú na druhom mieste v zozname najlepšie platených pracovných miest na trhu a nepotrebujú konkrétny stupeň ani úroveň vzdelania. Plat EA sa líši v rôznych odvetviach. Môžu zarobiť od 55 000 dolárov do viac ako 70 000 dolárov.

Zoznam schopností výkonného asistenta

Byť výkonným asistentom je náročná práca. Takže, ak ste v tejto práci pekelní, musíte mať niekoľko základných zručností.

Tieto zručnosti sú podrobne vysvetlené nižšie:

# 1) Záľuba v rozhovoroch

Výkonný asistent je ako hovorca a jeho slová sú považované za slová jeho šéfa. Preto sú nevyhnutné veľké komunikačné schopnosti na odbornej úrovni so správnymi telefónnymi etiketami a lešteným jazykom. Mali by ste byť presvedčení a mali by ste byť schopní dať všetko na stôl presne a zreteľne.

Asistenti často musia prevziať de facto úlohy internej komunikácie v mene svojich šéfov. Vedúci pracovníci tiež chcú skontrolovať nápady, ktoré sa vás týkajú, alebo získať názor na niečo zásadné. Musí byť teda schopný čestne povedať svoj pohľad na vec.

# 2) Dokonalé zručnosti pre organizáciu a stanovenie priorít

To je pre výkonných asistentov absolútna nevyhnutnosť, pretože majú rýchlo sa meniacu a neustále sa meniacu úlohu. Nemôžu si teda dovoliť stratiť čas tým, že budú neorganizovaní. Dobrý výkonný pracovník musí byť bezchybne organizovaný.

Vyžadujú si určiť priority úloh podľa zamerania a dokončiť ich jeden po druhom. Pomáhajú šéfovi pri určovaní priorít úloh, a preto musia to isté robiť aj predtým. Umožňuje im to pomôcť šéfovi minimalizovať rozptýlenie a sústrediť sa iba na najnaliehavejšie problémy a činnosti, ktoré majú najväčší vplyv.

To si vyžaduje zdravý úsudok, aby ste sa rozhodli, čo si vyžaduje pozornosť a čo môžete jednoducho vypnúť. Asistent musí spolupracovať so svojím šéfom, aby si mohol prácu určiť ako prioritu. Aby ste mohli dobre určovať priority svojich celkových cieľov, musí byť jasné, pretože bez jasných cieľov to nemôžete urobiť.

# 3) Multitasking

multitasking

(obrázok zdroj )

Multitasking je mýtus, pretože náš mozog dokáže naraz zvládnuť iba jednu zložitú prácu. V roli výkonného asistenta je však nevyhnutný istý stupeň multitaskingu. Teraz to môžete urobiť kombináciou dvoch jednoduchých úloh.

Napríklad, práve telefonujete a osoba na druhej strane váš hovor podržala. Nájdite si čas a odpovedzte na niektoré e-maily alebo si zarezervujte cestu. Musíte dať prednosť svojej práci a dokončiť ju jednu po druhej. Ale zmiešanie niektorých bezduchých úloh vám ušetrí veľa času.

# 4) Zbehlí v technológii

Výkonní asistenti musia byť zdatní v technologických zručnostiach, ktoré potrebujú na vytváranie firemných správ, zadávanie údajov, správu kalendárov atď. Musíte byť teda dokonale oboznámení s nástrojmi MS Office, internetom atď. Často tiež musia pracovať so systémom riadenia vzťahov so zákazníkmi, virtuálnou technickou podporou a platformou služieb zákazníkom.

Preto musí mať výkonný asistent dôkladné znalosti o operačných systémoch, softvéri, prehľadávačoch atď.

# 5) Oko pre podrobnosti

Komunikácia partnerov a klientov je citlivá, takže pri ich vybavovaní je potrebné byť zameraný na detaily. To im pomáha vyhnúť sa preklepom a gramatickým chybám. Sledovanie detailov pomáha aj pri iných prácach a tiež pri zaisťovaní dôveryhodných a presných pracovných vstupov.

Chyby nielen znížia vašu reputáciu, ale prinútia vášho šéfa spochybniť vašu dôveryhodnosť.

# 6) Rozhodujúce a rýchle

Byť výkonným asistentom je ako behať neustále rýchlym tempom. Nemajú čas byť pomalí alebo nejasní. Musíte byť schopní zhodnotiť situáciu, zhromaždiť potrebné informácie, klásť dôležité otázky a potom rýchlo konať.

Možno nebudete mať vždy všetky potrebné informácie, ale vždy budete musieť konať sebavedome a rýchlo. Nebudete mať luxus čakania okolo na väčšiu prehľadnosť alebo horšie, dokonca niekedy aj povolenie.

Zručnosti vynikajúceho výkonného asistenta

Existujú výkonní asistenti a potom vynikajúci výkonní asistenti. Vynikajú tí, ktorí majú okrem vyššie spomenutých aj nejaké ďalšie zručnosti.

# 1) Zdroje

Výkonní asistenti sú často požiadaní, aby zvládli nemožné úlohy. A nemôžete sa sťažovať, pretože je to súčasť práce, prichádza s územím. Musíte mať spojenie, ľudí, od ktorých môžete získať výhody. Musíte si byť vedomí všetkých správnych miest pre rôzne veci, koho osloviť, ako vyjednávať a kde hľadať. To je spôsob, ako budete môcť vytiahnuť nemožné.

# 2) Buďte pokojní

Pokojne pod tlakom

(obrázok zdroj )

Vedúci pracovníci často majú prácu pod vysokým tlakom a väčšina z nich je tiež náročná. Tento tlak a požiadavky sa prenášajú na asistentov. Mnoho dní bude ako hasičské cvičenie. Musíte sa teda zachovať v pokoji. Iba tak budete môcť dodržať termíny a dokončiť úlohy.

prečo je linux lepší ako windows

# 3) Zvážte celkový obraz

Výkonní asistenti pracujú so všetkými úrovňami zamestnancov a viacerými oddeleniami. Aby ste mohli efektívne vybavovať veci v mene svojho šéfa, musíte dobre rozumieť podnikaniu. Ak nie ste schopní niečo pochopiť, dohodnite si obed s niekým, kto to robí, a pohovorte si s ním.

To isté môžete urobiť aj s niekým z každého oddelenia. Pomôže vám to získať viac poznatkov o tom, ako tím hrá zásadnú úlohu pri väčšom poslaní spoločnosti. Je to jeden z najlepších spôsobov vytvárania sietí. Musíte mať základné znalosti o všetkom, aby ste mohli svojim nadriadeným a šéfom ponúknuť zásadné poznatky.

# 4) Pevná diskrétnosť

Vedúci pracovníci neustále pracujú s citlivými informáciami, čo znamená, že k nim majú prístup aj asistenti. So všetkými privilegovanými informáciami je potrebné zaobchádzať citlivo.

Úspech výkonného asistenta je založený na dôvere. Ak nebudete opatrní pri citlivých informáciách, táto dôvera sa môže nielen zlomiť, ale môže vás to stáť aj práca. A ak ste omylom vytvorili šmýkačku, vlastnite ju. Dajte vedieť svojmu šéfovi skôr ako ktokoľvek iný a pripravte nápravu.

# 5) Predvídať

Predvídať

(obrázok zdroj )

Výkonní asistenti prekvitajú, keď môžu predvídať možné udalosti a predvídať problémy ešte skôr, ako sa dostanú k úplným problémom. Mali by byť schopní predvídať situačne a osobne.

Situačné predvídanie je, keď predvídate možnosti výskytu problému a aktívne pracujete na tom, aby sa zabránilo ich vzniku. Osobným očakávaním je poznať výstrednosti a preferencie vášho šéfa. V obidvoch scenároch musíte byť schopní zastaviť ju v počiatočnom štádiu, čo vám počas cesty ušetrí nespočetné bolesti hlavy.

softvér na stiahnutie videa z youtube zadarmo na stiahnutie

# 6) Flexibilita

Práca výkonného asistenta je široká a odlišná. To znamená, že sa budete musieť okamžite otočiť o 360 stupňov. Veci sa menia lusknutím prstov a asistenti sa musia prispôsobiť a zodpovedajúcim spôsobom reagovať.

Mali by byť schopní rýchlo zmeniť to, čo idú. Napríklad, môžete sa veľmi snažiť niečo urobiť, práve potom vstúpi váš šéf a požaduje, aby ste urgentne dokončili inú úlohu. Dokončenie novo pridelenej úlohy musíte byť schopní pozastaviť. Ale potom musíte byť tiež schopní vrátiť sa k tomu, čo ste robili.

Čo robí z výkonného asistenta Rockstar?

Byť výkonným asistentom nie je ľahké, ale byť asistentom rockovej hviezdy si vyžaduje oveľa viac. Keď ste takí dobrí, váš šéf závisí od vás v mnohých veciach. V takom prípade nemôžete ustúpiť alebo spomaliť. Musíte byť stále o krok vpred a byť asistentom rockstar.

# 1) Buďte proaktívni

proaktívny

(obrázok zdroj )

Ak chcete byť asistentom rockovej hviezdy, musíte mať svoj vlastný rozum. Nemôžete vždy závisieť na tom, aby vám šéf povedal, čo treba urobiť. Za deň výkonného riaditeľa sa môže pokaziť veľa vecí, a preto je nevyhnutné predvídať.

Rovnako dôležité je však aj správne riešenie problémov. Vždy sa pokúste byť pripravení na riešenie ešte predtým, ako vás o to požiadajú, a pokúste sa mať pripravené aj alternatívy.

# 2) Majte hrubú pokožku

Výkonní asistenti sa každý deň stretávajú s rôznymi druhmi ľudí a nie všetci sa k nim chovajú milo. Niektorí ľudia môžu mať zlý deň alebo niektorí sú od prírody mrzutí. Pri jednaní s takýmito ľuďmi sa musíte naučiť nebrať nič osobne. Často potrebujú niekoho, kto by sa vyparil. Nesmiete dovoliť, aby vám tento druh kritiky ublížil.

V opačnom prípade budete vždy vyčerpaní, skleslí a podráždení. Budete tiež zaostávať vo svojej práci. Takže ak sa s takýmito ľuďmi stretnete, choďte na prechádzku alebo na kávu, meditujte alebo čokoľvek, čo vám pomôže.

# 3) Buďte ochotní ísť extra míľu

Dobrý asistent by mal byť vždy ochotný učiť sa. Iba tak môžu zostať vpredu pred novým softvérom, postupmi a technológiou. Mali by ste byť teda nezávislým mysliteľom, ktorý nie vždy potrebuje, aby vás niekto viedol.

Niekedy môže byť práca ohromujúca, v týchto časoch buďte pokojní, určujte priority, potom delegujte úlohu a ďalšie kroky proaktívne. Mali by ste byť neúnavní pri riešení problémov, predchádzaní kríze a plnení záväzkov. Stručnými slovami, musíte byť ochotní, spoľahliví, inteligentní a sebavedomí. Iba tak budete pre organizáciu prínosom.

# 4) Dobrovoľník pre špeciálne projekty

Ak sa chystá špeciálny projekt a výkonná moc nemá dostatočný počet zamestnancov, aby sa jej mohla venovať, pokračujte v dobrovoľníctve. Bude to pre vás príliš veľa zapojenia sa do projektu pri zachovaní starého zamestnania, ale nikdy nepovažujte žiadnu prácu za príliš malú.

Najčastejšie kladené otázky

Otázka č. 1) Aké sú prvé tri schopnosti výkonného asistenta?

Odpoveď: Medzi tieto zručnosti patria:

  • Mali by byť zbehlí v technológiách.
  • Dobrý vo verbálnej a písomnej komunikácii.
  • Mali by vedieť všetko organizovať.

Otázka 2) Prečo sú asistenti dôležití pre vedúcich pracovníkov?

Odpoveď: Asistenti sa nekonečne starajú o potreby svojich šéfov a predvídajú tiež ich potreby. O všetkom vedia svojich šéfov včas a včas. Zjednodušene povedané, úlohou asistenta je udržiavať organizovaného riaditeľa a dosiahnuť, aby vyzeral dobre.

Otázka č. 3) Ako sa stať výkonným asistentom generálneho riaditeľa?

Odpoveď: Mali by ste mať minimálne bakalársky titul spolu s dobrými komunikačnými schopnosťami a ovládaním jazyka. Pomáha tiež mať pokročilý diplom.

Otázka č. 4) Aký je význam výkonného asistenta na úrovni C.

Odpoveď: Tiež známy ako C-oblek, je to prídavné meno pre opis vedúcich pracovníkov v organizáciách na vysokých pozíciách. C je skratka pre náčelníka. Úradníci alebo riadiaci pracovníci na úrovni C sú považovaní za mocných a vplyvných.

Záver

Ako výkonný asistent získate prácu s rôznymi aplikáciami, nástrojmi a programami. Musíte tiež pracovať na svojich medziľudských schopnostiach, pretože sú rovnako dôležité. Môžete sa naučiť používať nový program, ktorý vám pomôže vykonávať viac úloh naraz. Ak však chcete byť najlepším výkonným asistentom, musíte vedieť predvídať, čo môže váš šéf ďalej potrebovať.

Vždy by ste mali byť dobrí v jednaní s ťažkými ľuďmi a mali by ste pochopiť, aké dôležité je súkromie. To sú základné zručnosti skvelého výkonného asistenta.

Odporúčané čítanie

^